Point de vente

mycorhize intègre un module de point de vente que vous pouvez utiliser pour vos ventes caisse à la pépinière ou sur les marchés qui vérifie les conditions requises par l'administration fiscale française:

• condition d’inaltérabilité : permettre d’enregistrer toutes données relatives aux règlements sans qu’elles puissent être altérées
• condition de sécurisation : être en mesure de sécuriser les données d’origine, toutes modifications éventuelles et pièces justificatives
• condition de conservation : enregistrer et clôturer les données sur une période donnée
• condition d’archivage : prévoir une période d’archivage où les données sont figées et datées avec un dispositif technique garantissant l’intégrité des informations.

Informations importantes

Dans mycorhize, le point de vente a deux status possibles : ouvert ou fermé. Tous les jours, la caisse doit être ouverte pour pouvoir commencer à enregistrer des ventes caisse. En fin de journée, la caisse doit être fermée et le ticket Z de caisse de la journée est généré automatiquement et envoyé par mail sur l'adresse principale de votre compte mycorhize.

À tout moment, vous pouvez voir le statut de votre caisse grâce à l'icône dans la barre d'application :

À la différence des commandes, une vente caisse peut être anonyme (identité du client inconnue). Dans ce cas précis, la vente générera seulement un ticket de caisse. Le client peut toutefois demander une facture : il devra alors donner son identité et son adresse de facturation pour que vous puissiez éditer une facture dans le système.

Pour les comptes avec plusieurs utilisateurs, chaque utilisateur a sa propre point de vente distinct, avec son propre fond de caisse, statut et Z de caisse.

Ouverture de la caisse

Pour ouvrir le point de vente, allez dans Ventes puis Point de vente ou cliquez sur l'icône de caisse dans la barre d'application. Ensuite, il vous suffit de cliquer sur le bouton Ouvrir le point de vente :

Une nouvelle fenêtre apparaît. Entrez le fond de caisse à l'ouverture de la caisse puis cliquez sur Ok :

Fermeture de la caisse

Pour clôturer le point de vente, cliquez sur le bouton Clôturer la caisse :

Une nouvelle fenêtre apparaît et vous devez entrer :

• Le fond de caisse à la fermeture à la caisse
• Le montant d'espèces que vous souhaitez déposer à la banque.

Le fond de caisse à la prochaine ouverture de la caisse est automatiquement calculé.

Lorsque vous cliquez sur Ok, la caisse est fermée. Le ticket Z de caisse de la caisse est alors automatiquement généré et envoyé par e-mail sur l'adresse principale de votre compte mycorhize. Vous pouvez également retrouver tous vos tickes Z de caisse dans le module Comptabilité.

Gestion des sessions de caisse

Dans mycorhize, vous avez la possibilité d'avoir plusieurs sessions de caisse en parallèle. Cette fonctionnalité est particulièrement utile si vous avez plusieurs clients en pépinière.

Encaissement

Le module d'encaissement est très similaire au module des commandes.

Vente anonyme ou vente nominative

Les ventes caisses peuvent être entièrement anonymes. Dans ce cas, vous n'avez pas besoin de renseigner le nom de votre client. En revanche, si votre client souhaite une facture, il faudra choisir un client dans la liste de vos clients ou ajouter un nouveau client à l'aide du bouton à côté du menu :

Notez que lorsque vous sélectionnez un client, une case à cocher apparaît dans le menu de droite vous permettant d'éditer une facture. Si vous décidez d'éditer une facture, il faudra choisir une adresse de facturation pour votre client.

Création du panier

Vous pouvez choisir un article dans la liste des articles. Une fois l'article sélectionner, appuyez sur Ajouter.

Une nouvelle fenêtre apparaît :

• Si le produit n'a pas de sous-produit, il vous suffit de choisir la quantité souhaitée et cliquez sur Ok
• Si le produit a plusieurs sous-produits, il faut choisir le sous-produit souhaité et la quantité souhaitée puis cliquez sur Ok.

Une alternative très pratique sur tablette consiste à appuyer sur le bouton Sélectionner :

Une nouvelle fenêtre apparaît et vous pouvez choisir votre produit en navigant par catégorie, puis sous-catégori et enfin produits.

Pour les articles du panier, il est possible de modifier leur quantité et de les supprimer du panier à l'aide des boutons suivants :

Codes de réduction, avoir ou bon cadeau

Il est possbile d'utiliser un code de réduction, un code avoir ou un code bon cadeau pour une vente caisse. Il faut cliquer sur le bouton suivant pour ajouter un code :

Une fenêtre apparaît vous demandant d'entrer le code. Si le code est valide, le montant correspondant sera retranché du total. Notez que un code de réduction agit comme un offre commerciale (diminution du chiffre d'affaire) alors qu'un avoir ou un bon cadeau sont enregistrés comme utilisation d'un moyen de paiement n'affectant pas votre chiffre d'affaire.

Remise

Il est possible de faire une remise en Euros ou en pourcentage sur le total de la vente :

Frais de livraison

Il est également possible d'ajouter des frais de livraion (TVA à 20 % si vous êtes assujetis à la TVA), si vous offrez des services de livraison à domicile.

Moyen de paiement

Vous devez choisir le moyen de paiement choisi par votre client pour régler son achat :

Moyen de paiement complémentaire

Il est possible de renseigner un moyen de paiement complémentaire. Cette fonctionnalité peut être utile si votre client⋅e décide de payer une partie en espèces et l'autre par carte. Pour activer cette fonctionnalité, il faut cliquer sur Ajouter un moyen de paiement complémentaire, choisir un moyen de paiement et entrer un montant:

Finalisation de la vente

Vous pouvez cliquer sur le bouton Finaliser l'achat. Le ticket de caisse (et éventuellement la facture) sont automatiquement générés. Une nouvelle fenêtre apparaît vous permettant :

• de télécharger le ticket de caisse au format PDF pour l'imprimer
• d'envoyer le ticket de caisse à votre client par mail (l'adresse mail n'est pas enregistrée conformément à la RGPD)

Historique des ventes caisse

À tout moment, vous pouvez visualiser l'historique des ventes caisses en cliquant sur le bouton Historique :

Une fenêtre s'ouvre. Par défaut, vous visualisez les ventes caisse de la journée réalisée sur votre compte. Il est possible de changer de date et de visualiser l'ensemble des ventes caisses réalisées sur tous les comptes mycorhize de votre entreprise :

À partir de l'historique des ventes caisse, il est possible de télécharger les documents comptables associés à la vente (ticket de caisse, éventuellement facture ou ticket de remboursement) :

Effectuer un remboursement

Pour remboursement (partiellement ou intégralement) une vente caisse, il faut d'abord ouvrir l'historique des ventes caisse et trouver la vente qu'on veut rembourser. Ensuite, il faut cliquer sur le bouton suivant :

Le menu de remboursement apparaît où vous pouvez configurer un certain nombre de choses :

• type de remboursement (avoir ou comptant)
• sélectionner les articles à rembourser
• ajouter un commentaire

Une fois le remboursement configuré, cliquez sur Confirmer le remboursement. Le remboursement est alors enregistrer comptablement dans le système et le document comptable est généré (ticket de remboursement ou facture d'avoir) : ce document est téléchargeable depuis l'historique des ventes caisses, voir plus haut.

Éditer une facture après enregistrement de la vente

Il peut arriver qu'un client vous demande une facture après que la vente a déjà été enregistrée dans le système. Vous pouvez quand même éditer une facture en allant dans l'historique des ventes caisse et en trouvant la vente caisse correspondante :

Une nouvelle fenêtre apparaît. Vous allez devoir choisir le nom du client à facturer et une adresse de facturation pour ce client. Lorque vous cliquez sur Créer la facture, la facture sera automatiquement générée et pourra être téléchargée depuis l'historique des ventes caisse.